¿cuánto tiempo hay que conservar los documentos de la empresa en España?

La legislación española establece distintos plazos de conservación en función del tipo de documento:

  • Documentos fiscales y contables: deben guardarse durante un mínimo de 6 años, tal y como marca el artículo 30 del Código de Comercio. Esto incluye libros contables, facturas, balances, contratos y justificantes de operaciones.

  • Documentación tributaria: la Agencia Tributaria exige conservarla durante 4 años, coincidiendo con el plazo de prescripción de las obligaciones fiscales (art. 66 de la Ley General Tributaria).

  • Documentos laborales y de Seguridad Social: contratos, nóminas, seguros sociales y otros documentos relacionados deben conservarse durante 4 años, aunque en algunos casos, como las cotizaciones, se recomienda un plazo mayor.

  • Prevención de riesgos laborales: la normativa obliga a mantener ciertos registros durante 5 años, como evaluaciones de riesgos o controles de salud laboral.

  • Protección de datos (RGPD y LOPDGDD): los datos personales solo deben conservarse mientras sea necesario para la finalidad con la que se recogieron, aplicando después procesos seguros de destrucción o anonimización.

En resumen, la regla general para las empresas en Madrid y en toda España es conservar la documentación empresarial durante un mínimo de 6 años, aunque dependiendo de la materia los plazos pueden variar. Mantener un buen sistema de archivo físico o digital no solo ayuda a cumplir con la normativa, sino que también facilita auditorías, inspecciones y consultas internas.

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